Visa Hàn Quốc còn hạn nhưng bạn đã đổi hộ chiếu? Xem trường hợp được cập nhật online, trường hợp phải xin lại visa và cách thao tác trên Korea Visa Portal.
Visa Hàn Quốc vẫn còn hiệu lực nhưng bạn vừa được cấp hộ chiếu mới? Bạn không phải lúc nào cũng cần xin lại visa. Cách xử lý phụ thuộc chủ yếu vào lý do hộ chiếu cũ được thay mới.
Hộ chiếu cũ hết hạn hoặc hư hỏng, visa Hàn Quốc vẫn còn hiệu lực: có thể đăng ký thay đổi thông tin hộ chiếu trên Korea Visa Portal.
Hộ chiếu cũ bị mất: không thuộc trường hợp cập nhật online; cần thực hiện thủ tục xin cấp lại visa.
Visa đã hết hiệu lực: thủ tục thay đổi thông tin hộ chiếu không làm visa hết hạn trở thành visa còn hiệu lực.
Trường hợp
Cách xử lý
Hộ chiếu cũ hết hạn, visa còn hiệu lực
Cập nhật thông tin hộ chiếu online
Hộ chiếu cũ hư hỏng, visa còn hiệu lực
Cập nhật thông tin hộ chiếu online
Mất hộ chiếu cũ
Xin cấp lại visa
Visa đã hết hạn
Không sử dụng thủ tục này để gia hạn visa
Visa Hàn Quốc còn hạn nhưng đổi hộ chiếu mới: phải làm gì?
Nếu visa Hàn Quốc của bạn vẫn còn hiệu lực và hộ chiếu cũ được thay mới vì hết hạn hoặc hư hỏng, bạn có thể thực hiện thủ tục Change of Passport Information trên Korea Visa Portal.
Đây là thủ tục cập nhật số hộ chiếu và thông tin hộ chiếu mới vào hồ sơ visa đang còn hiệu lực. Bạn không cần bắt đầu một hồ sơ xin visa mới chỉ vì hộ chiếu cũ hết hạn.
Điểm cần lưu ý là Hàn Quốc đã ngừng dán nhãn visa mới vào hộ chiếu từ ngày 01/07/2020 và sử dụng Giấy xác nhận cấp thị thực – Visa Grant Notice để thể hiện thông tin visa. Vì vậy, với các visa được cấp theo hình thức hiện nay, nên hiểu vấn đề là cập nhật thông tin hộ chiếu gắn với visa, thay vì “chuyển miếng visa” từ cuốn hộ chiếu này sang cuốn khác.
Trường hợp nào được cập nhật thông tin hộ chiếu online?
Theo hướng dẫn chính thức của Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam, thủ tục thay đổi thông tin hộ chiếu áp dụng khi:
Visa Hàn Quốc đang còn hiệu lực;
Hộ chiếu sử dụng khi làm visa đã hết hiệu lực hoặc bị hư hỏng;
Người giữ visa đã được cấp hộ chiếu mới;
Có thể cung cấp bản scan trang thông tin của hộ chiếu cũ và hộ chiếu mới.
Quy định này không giới hạn thủ tục chỉ dành cho visa 5 năm hoặc visa 10 năm. Vì vậy, thay vì xác định dựa trên việc visa là “5 năm”, “10 năm” hay “multiple entry”, trước tiên hãy kiểm tra visa còn hiệu lực hay không và lý do bạn đổi hộ chiếu.
Nếu đang sử dụng visa Đại đô thị Hàn Quốc 5 năm, nguyên tắc xử lý khi đổi hộ chiếu vẫn cần căn cứ vào tình trạng hiệu lực của visa và trường hợp cấp hộ chiếu mới.
Khi nào phải xin lại visa Hàn Quốc?
Nếu hộ chiếu cũ bị thất lạc, hướng dẫn của Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam nêu rằng người được cấp hộ chiếu mới do mất hộ chiếu không thực hiện thủ tục Change of Passport Information online, mà phải xin cấp lại thị thực tại Trung tâm visa.
Vì vậy, đừng chọn thủ tục online chỉ vì bạn vẫn nhớ số hộ chiếu cũ hoặc còn bản chụp của hộ chiếu. Trường hợp mất hộ chiếu được cơ quan Hàn Quốc xử lý khác với trường hợp hộ chiếu hết hạn hoặc hư hỏng.
Nếu visa của bạn đã hết hiệu lực, việc thay đổi số hộ chiếu cũng không làm visa được gia hạn. Khi vẫn có nhu cầu nhập cảnh Hàn Quốc, bạn cần kiểm tra thủ tục xin loại visa phù hợp với chuyến đi mới.
Cần chuẩn bị gì trước khi cập nhật hộ chiếu?
Hướng dẫn chính thức yêu cầu bản scan trang thông tin của hộ chiếu cũ và hộ chiếu mới.
Trước khi bắt đầu, bạn nên chuẩn bị:
Hộ chiếu cũ.
Hộ chiếu mới.
File scan rõ nét trang thông tin cá nhân của hộ chiếu cũ.
File scan rõ nét trang thông tin cá nhân của hộ chiếu mới.
Thông tin visa Hàn Quốc đang còn hiệu lực.
Ảnh hoặc bản scan nên đủ rõ để đọc chính xác họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh và các thông tin liên quan. Không nên tự chỉnh sửa dữ liệu trên ảnh hoặc tải lên tài liệu không khớp với hộ chiếu thực tế.
Cách cập nhật hộ chiếu mới trên Korea Visa Portal
Việc thay đổi thông tin được thực hiện trên Korea Visa Portal – visa.go.kr. Đây là cổng thông tin visa chính thức được cơ quan đại diện Hàn Quốc hướng dẫn sử dụng cho thủ tục này.
Giao diện website có thể được điều chỉnh theo thời gian, nhưng luồng thao tác chính được cơ quan Hàn Quốc hướng dẫn như sau.
Bước 1: Truy cập Korea Visa Portal
Mở Korea Visa Portal và kiểm tra kỹ tên miền trước khi nhập thông tin hộ chiếu.
Bước 2: Mở mục Change of Passport Information
Từ menu Application, chọn Change of Passport Information.
Đây là chức năng dành cho việc đăng ký thay đổi thông tin hộ chiếu gắn với visa đang còn hiệu lực.
Bước 3: Nhập thông tin để tìm visa
Hệ thống sẽ yêu cầu các dữ liệu nhận diện như họ tên, ngày sinh, số visa và thông tin hộ chiếu hiện tại.
Hãy nhập dữ liệu đúng theo thông tin đã được sử dụng trong hồ sơ visa. Không tự thay đổi thứ tự tên, ngày sinh hoặc số hộ chiếu theo phỏng đoán nếu dữ liệu trên giấy tờ không khớp nhau.
Bước 4: Khai thông tin hộ chiếu mới và tải tài liệu
Sau khi hệ thống xác định được visa phù hợp, nhập các thông tin được yêu cầu của hộ chiếu mới và đính kèm bản scan trang thông tin hộ chiếu cũ, hộ chiếu mới.
Kiểm tra lại từng trường trước khi gửi, đặc biệt là:
Số hộ chiếu;
Họ tên;
Ngày sinh;
Ngày hết hạn hộ chiếu;
File đính kèm.
Bước 5: Gửi yêu cầu
Hoàn tất các trường bắt buộc và gửi yêu cầu trên hệ thống.
Sau khi gửi, không nên coi việc cập nhật đã hoàn tất ngay. Bạn cần tiếp tục kiểm tra kết quả trên Korea Visa Portal.
Cách kiểm tra kết quả và in Visa Grant Notice
Hướng dẫn của Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam yêu cầu người dùng kiểm tra kết quả thay đổi thông tin hộ chiếu và in Giấy xác nhận cấp thị thực – Visa Grant Notice trên Korea Visa Portal.
Trên website, truy cập:
Check Application Status → Check Application Status & Print
Sau đó nhập các thông tin hệ thống yêu cầu để kiểm tra hồ sơ.
Khi thông tin hộ chiếu đã được cập nhật thành công, hãy kiểm tra lại Visa Grant Notice, đặc biệt là:
Họ tên;
Ngày sinh;
Số hộ chiếu;
Loại visa;
Thời hạn hiệu lực;
Số lần nhập cảnh nếu được thể hiện.
Sau đó lưu và in Visa Grant Notice để sử dụng cùng hộ chiếu theo hướng dẫn của cơ quan Hàn Quốc.
Không tìm thấy visa hoặc thông tin không khớp thì làm gì?
Nếu Korea Visa Portal không tìm thấy visa hoặc dữ liệu bạn nhập không khớp, không nên gửi đi gửi lại nhiều lần với các thông tin khác nhau theo phỏng đoán.
Trước tiên hãy đối chiếu lại:
Họ tên trong hồ sơ visa.
Ngày sinh.
Số hộ chiếu đã dùng khi xin visa.
Số visa.
Tình trạng hiệu lực của visa.
Nếu giấy tờ cũ và mới có sự khác nhau về thông tin nhân thân như họ tên hoặc ngày sinh, trường hợp này không còn đơn thuần là đổi số hộ chiếu. Nên liên hệ cơ quan tiếp nhận visa Hàn Quốc hoặc đơn vị hỗ trợ hồ sơ để xác định cách xử lý phù hợp trước khi tiếp tục.
Đặc biệt, nếu hộ chiếu cũ đã bị mất, không sử dụng lỗi “không tìm thấy visa” làm lý do để tiếp tục thử thủ tục Change of Passport Information. Trường hợp mất hộ chiếu thuộc diện phải xử lý xin cấp lại visa theo hướng dẫn chính thức.
Trước ngày bay cần kiểm tra những gì?
Sau khi hoàn tất thay đổi thông tin hộ chiếu, bạn nên kiểm tra lại visa trước khi lên đường thay vì chỉ dựa vào việc yêu cầu đã được gửi thành công.
Danh sách nên kiểm tra gồm:
Hộ chiếu mới còn giá trị sử dụng;
Thông tin hộ chiếu trên Visa Grant Notice khớp với hộ chiếu mới;
Visa vẫn còn hiệu lực tại thời điểm dự kiến nhập cảnh;
Số lần nhập cảnh của visa vẫn phù hợp với chuyến đi;
Visa Grant Notice đã được in để mang theo;
Các thủ tục nhập cảnh khác áp dụng tại thời điểm chuyến đi đã được hoàn tất.
Thủ tục cập nhật hộ chiếu có thể tự thực hiện online nếu trường hợp của bạn phù hợp với hướng dẫn trên. Phần quan trọng nhất là xác định đúng trường hợp áp dụng và nhập đúng thông tin visa – hộ chiếu.
Nếu hồ sơ có tình huống khác thông thường như thông tin hộ chiếu cũ và mới không khớp, không tìm thấy visa trên hệ thống hoặc không chắc mình thuộc diện cập nhật hay xin lại visa, bạn có thể liên hệ Hoa Phuong Travel để được kiểm tra trường hợp cụ thể trước khi thực hiện.
